Case study: e-ραντεβού στο Επιμελητήριο Καβάλας

Case study: e-ραντεβού στο Επιμελητήριο Καβάλας

Τα οφέλη του e-ραντεβού στο Επιμελητήριο Καβάλας:

Ψηφιακή αναβάθμιση με τη νέα δυνατότητα ηλεκτρονικού αιτήματος ραντεβού από μέλος του Επιμελητηρίου. 

Αύξηση οργανωτικότητας στη διαχείριση των ραντεβού από το Επιμελητήριο μέσω του προγράμματος διαχείρισης e-ραντεβού.

Ιχνηλασιμότητα σε περίπτωση κρουσμάτων COVID-19, καθώς η καταχώρηση των ραντεβού γίνεται πλέον ηλεκτρονικά.

Δηλώσεις του Προέδρου Επιμελητηρίου Καβάλας, Μάρκου Δέμπα, για το e-ραντεβού

Το Επιμελητήριο Καβάλας και η μεγάλη πρόκληση 

To Επιμελητήριο της Καβάλας απαριθμεί πάνω από 11.000 μέλη που δραστηριοποιούνται στους κλάδους της κατασκευής, του εμπορίου, της βιοτεχνίας, της βιομηχανίας και των υπηρεσιών.

Πρόκειται για ένα από τα πιο δραστήρια Επιμελητήρια, διοργανώνοντας για πάνω από 30 χρόνια την έκθεση KAVALAEXPO που αποτελεί ένα κοινό σημείο αναφοράς του επιχειρηματικού κόσμου του Νομού Καβάλας, της Ελλάδος και των Βαλκανίων.

Το 2020 ήταν μία δραματική χρονιά για όλον τον πλανήτη καθώς όλες οι χώρες του κόσμου θρήνησαν θύματα από τον νέο κορωνοϊό COVID-19, ενώ οι επιχειρήσεις βίωσαν τις οικονομικές συνέπειες της πανδημίας.

Τον Νοέμβριο του ίδιου έτους, αποφασίσθηκε το δεύτερο καθολικό lockdown στην Ελλάδα και ο Πρόεδρος του Επιμελητηρίου Καβάλας κ. Δέμπας Μάρκος κλήθηκε να διαχειριστεί ένα μεγάλο και σημαντικό task, την άριστη εξυπηρέτηση των μελών του Επιμελητηρίου, διαφυλάσσοντας ταυτόχρονα τη δημόσια υγεία.

Η εκτίμηση ότι δεν θα υπήρχε ετοιμότητα για την εξυπηρέτηση ραντεβού

Το καθολικό lockdown και τα αυστηρά μέτρα που πήρε η χώρα για δεύτερη φορά μετά το πρώτο lockdown του Μαρτίου – Απριλίου 2020, οδήγησαν τους περισσότερους δημόσιους φορείς στην εξυπηρέτηση των πολιτών αυστηρά και μόνο μετά τον ορισμό ραντεβού.

Θεωρήθηκε δεδομένο ότι πολλές υπηρεσίες δεν θα μπορούσαν να εξυπηρετήσουν τον μεγάλο όγκο πολιτών καθώς πάρα πολλοί φορείς δεν έχουν προβεί σε επαρκή ψηφιακό μετασχηματισμό.

Αυτό σήμαινε πως ο δεδομένα μεγάλος όγκος των ραντεβού θα έπρεπε να διαχειριστεί με τον ξεπερασμένο χειροκίνητο τρόπο καταγραφής σε κάποιο τετράδιο.

Τα ραντεβού θα ορίζονταν αποκλειστικά μέσω τηλεφωνικής επικοινωνίας και εκεί πρόκυπτε ένα ακόμη θέμα μείζονος σημασίας, η τηλεφωνική υποστήριξη, καθώς απαιτούνταν τηλεφωνικά κέντρα με άρτια υποδομή και διαθέσιμο προσωπικό που να εξυπηρετεί τηλεφωνικά, να διαχειρίζεται και να οργανώνει τα ραντεβού.

Εμπιστοσύνη στην τεχνολογία, ουσιώδεις λύσεις και ταχύτατες αποφάσεις

Ο κ. Δέμπας θεώρησε ότι εν έτει 2020 τα παραπάνω ζητήματα θα μπορούσαν αν όχι να ξεπεραστούν, να βελτιωθούν στον μέγιστο βαθμό μέσω της τεχνολογίας.

Έπειτα από επικοινωνία που είχε μαζί του η εταιρεία CITIBILL ορίστηκε συνάντηση την Παρασκευή 6 Νοεμβρίου όπου παρουσιάστηκε στον Πρόεδρο του Επιμελητηρίου Καβάλας η υπηρεσία “e-ραντεβού”.

Το “e-ραντεβού” είναι μία πλατφόρμα αιτήματος ηλεκτρονικού ραντεβού που προσφέρεται δωρεάν από την εταιρεία CITIBILL στους δημόσιους φορείς, προσφέροντας με αυτόν τον τρόπο στις δύσκολες καταστάσεις που βιώνει η χώρα.

Όπως διαπιστώθηκε και από τη διοίκηση του Επιμελητηρίου, το “e-ραντεβού” προσέφερε ουσιώδεις λύσεις καθώς όχι μόνο δινόταν η ευκαιρία σε ένα μέλος να αιτηθεί ηλεκτρονικό ραντεβού αλλά μπορούσε παράλληλα να «συνεργαστεί» με τα τηλεφωνικά ραντεβού, καθώς αυτά θα μπορούσαν να καταχωρηθούν στο σύστημα διαχείρισης ραντεβού της πλατφόρμας. 

Η διοίκηση διαπίστωσε επίσης πως οι διαδικασίες ένταξης ενός φορέα στο «e-ραντεβού» ήταν πάρα πολύ απλές και γρήγορες κάτι που καθιστούσε ιδανική την υπηρεσία ηλεκτρονικών ραντεβού της CITIBILL, καθώς την προηγούμενη ημέρα είχαν ανακοινωθεί τα περιοριστικά μέτρα από τον Πρωθυπουργό της χώρας, κ. Μητσοτάκη Κυριάκο.

Η διαδικασία ένταξης ενός φορέα στο e-ραντεβού, απαιτεί τα παρακάτω βήματα

Τα βήματα 1, 2 & 4 διενεργούνται από τον φορέα σε συνεργασία με την CITIBILL και ο χρόνος απόφασης καθορίζει σε εκείνο το σημείο και την ταχύτητα ένταξης του στην υπηρεσία «e-ραντεβού».

Λαμβάνοντας την κρίσιμη απόφαση την κατάλληλη στιγμή, η διοίκηση του Επιμελητηρίου Καβάλας όρισε από την πρώτη συνάντηση υπεύθυνο του project και παρέδωσε τα οργανογράμματα.

Τόσο η καταχώρηση των στοιχείων στο σύστημα από την εταιρεία CITIBILL, όσο και η επικύρωση των στοιχείων καθώς και η εκπαίδευση των χρηστών του προγράμματος πραγματοποιήθηκαν άμεσα και μέχρι την Πέμπτη 12 Νοεμβρίου, η υπηρεσία “e-ραντεβού” ήταν σε πλήρη λειτουργία στο Επιμελητήριο Καβάλας.

Πλήρης ετοιμότητα εξυπηρέτησης μελών-επιχειρήσεων και ιχνηλάτηση σε πιθανά κρούσματα

Με τις άμεσες αποφάσεις του Επιμελητηρίου Καβάλας και τις συντονισμένες ενέργειες της εταιρείας CITIBILL, το Επιμελητήριο διαθέτει πλέον με μηδενικό κόστος ένα σύγχρονο τεχνολογικό εργαλείο διαχείρισης ραντεβού, παρέχοντας ταυτόχρονα στα μέλη-επιχειρήσεις του τη δυνατότητα αιτήματος ηλεκτρονικού ραντεβού.

Παράλληλα, διαθέτει τον πλήρη έλεγχο και προγραμματισμό όσων εισέλθουν και εξέλθουν από τα γραφεία του Επιμελητηρίου, κάτι που δίνει τη δυνατότητα ιχνηλάτησης και άμεσης ενημέρωσης σε περίπτωση πιθανού κρούσματος του νέου κορωνοϊου COVID-19.